Empresas devem se antecipar na instalação de sistema de escrituração fiscal obrigatório, que estabelecerá o envio de informações de RH, folha de pagamento e obrigações trabalhistas.

Chegamos ao fim de 2013 e a partir de janeiro de 2014, com a chegada do eSocial, as empresas devem se preparar para a nova obrigatoriedade e, mais do que isso, devem iniciar com antecedência as implementações para que estejam totalmente preparadas para as mudanças.

O eSocial trata-se de um sistema de Escrituração Fiscal Digital que estabelecerá o envio das informações do RH, como folha de pagamento, obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, contencioso trabalhista, dentre outros. Muitas empresas já realizam um trabalho de apoiar seus clientes em relação ao eSocial,  conscientizando a alta gestão, por meio de analises dos requisitos para o atendimento do eSocial,  identificando riscos, propondo soluções e ajustando processos, como exemplo o Saneamento de Dados Cadastrais, que será a primeira parte desta grande atividade.

Por outro lado todos os setores estão na expectativa da implantação do novo modelo de relacionamento e de troca de dados com o Fisco que trilha os mesmos caminhos dos demais projetos como exemplo: SPED Contábil, Fiscal e Contribuições.

O modelo adotado para o eSocial é uma evolução da arquitetura tecnológica da Nota Fiscal Eletrônica, o que minimiza os riscos e trás na bagagem de quem participou de projetos passados lições aprendidas importantes. Além dos requisitos funcionais e de negócio (leiaute, eventos, campos, regras de validação, entre outros), é preciso que as empresas conheçam e envolvam os times de Tecnologia da Informação, pois o modelo de troca de informações envolve conceitos avançados de arquitetura. Estima-se que mais de 6 milhões de empresas em atividade no Brasil serão impactadas pelo eSocial.

É importante entender quais serão as necessidades das empresas, e para isso um bom “mapeamento” antecipado das atividades pode ajudar e dar uma visão correta do caminho a seguir, bem como sugerir mudança de processos, para o atendimento capacitado desta nova obrigação.

O mapeamento deve ser conduzido de forma à agregar o devido entendimento a base de conhecimento solicitada pelo projeto eSocial, em que muitas vezes não há esta visibilidade por parte do contribuinte. Uma vez que a empresa conheça suas necessidades ela deverá não apenas utilizar-se de uma solução tecnológica para geração dos arquivos eletrônicos, mensageria e consistência prévia dos dados para transmissão, mas também recorrer a um completo conteúdo sobre a legislação previdenciária e trabalhista, para que estejam em compliance com as novas exigências do eSocial, assim  minimizando os impactos, riscos e esforços.

A nova obrigação já tem causado dúvidas e questionamentos nos contribuintes, não somente em relação ao novo processo de declaração, mas também aos prazos. Este programa de modernização da arrecadação tributária, em um primeiro momento, poderá representar um ‘choque’, mas trata-se de uma excelente oportunidade para que as empresas possam se reorganizar e se modernizar. Os benefícios também são em prol da sociedade, uma vez que o processo de aposentadoria futura será simplificado, tendo sistemas integrados no ambiente do Fisco e uma melhor gestão do capital humano. O resultado disso são melhores resultados para a sociedade e para os negócios.

Fonte: Jornal Contábil / 30.12